Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Refugio Esperanza Support Suomi Ry:n (Myöhemmin RESS) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.01.2023.
1. Rekisterinpitäjä
3082517-7 Refugio Esperanza Support Suomi Ry, Laivalahdenkaari 15 C 44, 00810 Helsinki
2. Rekisterin yhteyshenkilö, lisätiedot ja oikaisupyynnöt
Oona Paananen, yhteydenotot sähköpostitse ress.adoptions@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Yhdistyksen toiminnan kannalta välttämättömien henkilötietojen rekisteri
4. Rekisteriseloste
RESS on koirien rescue-toimintaa harjoittava yhdistys. RESS on tehnyt yhdistyslain ja yhdistysrekisteriasetuksen mukaiset ilmoitukset toiminnastaan sekä muut rescuetoimintaan liittyvät ilmoitukset ja rekisteröinnit. Tarkoituksen ja toiminnan toteuttamisen vuoksi RESS käsittelee henkilötietoja. RESS:in hallituksen jäsenet ovat perehtyneet henkilötietojen käsittelyä koskeviin säännöksiin.
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on - henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) - sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenrekisteri, koirien adoptiotoimintaan tarvittavan tiedon keräys, yhteydenpito koirien adoptoijiin ja yhdistyksen jäseniin. Tietoja voidaan käyttää koiran rekisteröinnissä koirarekisteriin.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite ja syntymäaika. RESS:in verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä voidaan käsitellä mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Joitakin jäsenten tietoja voidaan säilyttää RESS:in tarkasti suojatussa Google Drive -palvelussa. Henkilötietolain (523/1999) 22 §:ssä ilmaistun pääsäännön mukaan, henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Google on osaltaan sitoutuneet tähän ja noudattaa GDPR:n vaatimuksia, jos tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Lisätietoja Googlen osalta täällä.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan tarkasti ja asianmukaisesti. Yksittäisen laitteen ja varmuuskopiopalvelun kansiot ovat suojattu, ja niihin on pääsy vain yhdistyksen jäsenillä. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti ja huolellisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti ja vain niiden yhdistyksen hallituksen jäsenten toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojasi käsitellään adoption ja sen jälkeisen yhteydenpidon vaatimissa tilanteissa. RESS ei luovuta henkilötietojasi eteenpäin.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).